Comment bien organiser sa gestion de projet ?

organiser sa gestion de projet

La gestion de projet consiste à organiser le bon déroulement d’un projet et d’en atteindre les objectifs. Lorsque vous êtes en charge d’un projet, son déroulement et sa réussite sont de votre ressort.

Avoir en charge la gestion d’un projet, qu’il soit interne ou externe, demande beaucoup d’organisation. La gestion de projet comporte un certain nombre d’aspects que vous devez maîtriser pour réussir votre gestion de projet. Peu importe le type de projet que vous avez en charge, il y a des réflexes à mettre en place, des outils à utiliser pour vous permettre d’être le plus efficace possible et de réussir vos projets. Voici mes quelques conseils pour organiser au mieux votre gestion de projet 👇🏼

Trouver son organisation

Une des premières choses à faire est de trouver la méthode qui vous correspond. La clé de la réussite d’un projet réside en grande partie dans votre capacité à vous organiser, à organiser le travail de votre équipe et piloter l’ensemble des tâches qui le composent. Il existe de nombreuses techniques de gestion de projet et d’organisation, il vous faut trouver celle qui va fonctionner pour vous. Et pour ça, la première question à se poser est de savoir qui sera impliqué dans le projet ? Travaillez-vous seul ou avez-vous une équipe ? Intéressez-vous également a ce qui peut fonctionner pour votre équipe.

La méthode du scrum board

scrum board

Au quotidien, j’utilise la méthode du scrum board ou le tableau des tâches. (ou la version plus basique : celle des post-it sur le mur 😉)

Le scrum board est, comme son nom l’indique, un tableau. Ce tableau de bord projet est accessible et visible en permanence de l’ensemble de l’équipe projet et va permettre de suivre en temps réel l’évolution des tâches.

Cette méthode permet d’organiser votre quotidien. En utilisant La méthode du scrum board, vous donnez l’accès à l’avancée de vos projets aux membres de votre équipe. Elle est pratique dans le cas où tous les membres travaillent dans le même espace ou si vous êtes le seul membre de cette équipe. En revanche, si votre équipe est délocalisée ou travaille simplement dans des espaces séparés, il vous faudra peut-être opter pour une version digitale (ou même une autre méthode si celle-ci ne vous convient pas)

Les outils de gestion de projet digitaux

Il existe des équivalents du scrum board en ligne. Certains outils proposent même des services supplémentaires qui seront de véritables atouts dans votre gestion de projet. Organiser, attribuer et planifier chacune des tâches permet de veiller au bon déroulement des projets.

Les outils comme AsanaMeistertask ou encore Trello vous permettent d’organiser chacun de vos projets, de gérer la temporalité de chacune des tâches, de les attribuer à votre équipe et de suivre l’état d’avancement de chacune d’elle. Asana et Meistertask fonctionnent sur le système de Gantt et Trello est plutôt un scrum board digital et pour avoir testé les trois, j’ai tendance à préférer Asana et Meistertaks qui sont plus développés et sont un véritable soutien dans la gestion de projet. Il existe bien entendu d’autres outils avec d’autres fonctionnalités complémentaires comme Plutio par exemple qui ajoute des fonctionnalités de facturation, devis et formulaires par exemple.

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Savoir constituer son équipe

Les bons outils peuvent effectivement vous aider au quotidien mais ils ne sont pas les seuls facteurs de réussite. Pour mener à bien un projet, vous devez prendre en compte chaque aspect de celui-ci. 

L’équipe que vous mobiliserez sur ce projet est certainement l’élément le plus important pour en assurer la réussite. C’est elle qui créera une application à partir d’un concept, développera un logiciel, créera une identité de marque à partir de mots clés. C’est votre équipe qui réalisera ce projet. Votre rôle en tant que chef de projet est de constituer cette équipe.

Vous avez besoin de penser une identité graphique ? Alors vous avez besoin de créatifs, de penseurs. Un projet de dernière minute ? Vous devrez donc constituer une équipe de personnes rapides. Et pour un développer une application ? Vous avez besoin de compétences techniques et expérientielles.

Vous voyez où je veux en venir ? 🤔

Votre équipe doit réunir toutes les compétences nécessaires au projet mais vous devez également prendre en compte leur personnalité, leur sensibilité. Pour les créatifs, un style graphique sera peut-être plus adapté aux goûts de votre client qu’un autre. Une personne peut-être plus rapide ou plus performante sur un type de projet. Votre rôle est d’assurer la réussite du projet, ce qui passe par le choix de l’équipe qui le développera.

Communiquer

Vous avez constitué une équipe pensée spécialement pour ce projet. Ils sont compétents, créatifs et performants. Mais votre rôle ne s’arrête pas là. Leurs compétences seront inutiles si vous ne communiquez pas avec eux. Le rôle de la communication est de faire passer les besoins et les attentes de votre client, de réussir à capter l’essence d’un projet pour en faire ressortir le meilleur. C’est à vous de transmettre à votre équipe les valeurs de votre client pour qu’ils s’en imprègnent et s’immergent dans le projet.

Dans votre gestion de projet, vous devez prendre le temps de communiquer avec votre équipe. Il faut prévoir dans votre planning des moments de disponibilité pour échanger avec eux, leurs transmettre les bonnes informations, les motiver et les encourager à être créatifs.

Communiquer c’est aussi transmettre les impératifs de vos projets. Il y a une urgence ? Dites-leur. Soyez transparent mais veillez à ce qu’ils restent motivés et non stressés. Vous devez être un moteur pour eux mais également veiller à préserver une bonne atmosphère de travail 

Votre équipe, vos outils et une bonne communication sont les clés de la réussite de vos projets. La gestion de projet requiert une bonne organisation et celle-ci repose sur ces trois facteurs. Il existe de nombreuses techniques pour vous aider dans votre gestion de projet, de nombreux outils pour votre organisation mais la plus précieuse des aides vient de votre équipe, de ses compétences et de sa créativité. Et si le sujet vous intéresse, on vous partage également les 5 étapes de la gestion de projet.

Des bonnes pratiques a partager ? Dites-nous quelles sont vos trucs et astuces pour réussir votre gestion de projet 💬👇🏼

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