Commençons par le commencement si vous le voulez bien. La gestion de projet consiste a organiser le projet de sa conceptualisation à sa livraison. Le chef de projet est en charge de la gestion de chacune des phases nécessaire à sa production, de la lecture du cahier des charges à la mise en place du reporting.
Pour assumer ce rôle stratégique et veiller à la bonne mise en place de vos projets, il vous faut vous organiser et mettre en place des étapes clés. Ces différentes phases vous aideront à organiser les missions de chacun et veiller au bon déroulement du projet qui vous a été confié.
La conception du projet
Avant même de planifier le projet et de mettre les mains dans le cambouis (comme on dit), il est primordial de bien comprendre le projet dans son ensemble. Quel est son objectif ? Quel résultat votre client souhaite-t-il atteindre ?
La première étape consiste donc a délimiter le périmètre du projet. Pour cela, vous pouvez établir un cahier des charges avec votre client. A ce moment, les objectifs du projet sont définis et vous pouvez déjà identifier les points clés de la réussite du projet.
➡️ Quelles seront les contraintes techniques ?
➡️ Les besoins spécifiques ?
➡️ Les compétences clés ?
Le délai et le budget du client vous aideront également à mettre en place les phases suivantes et suivre de près la bonne tenue de vos contraintes.
Organisation et planification du projet
Une fois toutes les clés du projet en main, vous pouvez commencer à mettre en place les différentes phases de cadrage, de production, de livraison. N’hésitez pas à utiliser une méthode ou un outil qui vous correspond et vous aidera a organiser et suivre votre projet (d’ailleurs on en parle dans cet article). La clé d’un projet réussi est une bonne organisation en premier lieu !
Un autre point désif : Constituez votre équipe avec soin. Il n’est pas seulement question d’affinité ou de disponibilité. Choisissez une équipe de personnes talentueuses et investies. Des personnes qui pourront fonctionner ensemble (pour ça, seule l’observation et la connaissances de ses équipes vont vous aider). N’oubliez pas qu’une équipe qui ne communique pas peut mettre en péril le bon déroulement d’un projet ! Votre rôle sera donc de veiller à ce que chacun se sente investi, motivé et puisse communiquer avec l’ensemble de l’équipe.
La phase de production
Une fois que votre équipe est constituée et que vous avez défini les étapes clés du projet, vous pouvez commencer la mise en production 🚀.
Pour cela, vous pouvez commencer par organiser une réunion avec l’ensemble de l’équipe pour leur donner toutes les informations (contraintes, attentes, objectifs etc..) nécessaires à la bonne réalisation du projet. Il est important qu’ils puissent s’impregner de toutes ces informations pour que le projet se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Ensuite, vous pouvez (à l’aide du planning établi), lancer les différentes étapes de production en oubliant pas de suivre son avancée au quotidien. Faites régulièrement des points avec les équipes pour veiller à ce qu’ils disposent bien de tout ce dont ils ont besoin. C’est également le moment de vérifier que l’équipe fonctionne bien ensemble, qu’ils communiquent bien.
N’oubliez pas également de faire des points réguliers avec votre client qui a également besoin d’être rassuré et de savoir où en est son projet. Il vous a fait confiance, a investi en vous et a besoin d’être rassuré.
Suivi du projet
Vous l’aurez compris, pendant toute la durée de production, vous allez devoir suivre son avancement.
Votre rôle pendant que l’équipe conçoit les différents éléments du projet est de veiller au bon respect des délais et du budget fixé au départ avec le client. Durant la phase de production, vous devrez faire plusieurs points avec l’équipe afin d’échanger sur d’éventuelles problématiques et tenir le client informé. Vous devrez également lui transmettre différents livrables pour valider avec lui que le projet réponds bien a ses attentes et mettre en place les outils d’analyse.
Livraison et recette
Après de longues journées passées à penser, créer et organiser ce projet, il est temps de le livrer.
Pour cette étape, je vous recommande de fixer un rendez-vous avec le client/responsable afin de pouvoir lui présenter (ou faire une démo selon le type de projet) le fruit de votre travail et valider à nouveau que tout est ok et correspond bien à ce qui a été défini lors de la phase de cadrage.
Avant le lancement officiel, il est impératif de procéder à la recette. Une étape qui consiste à tester le résultat du projet afin de vérifier que tout est bien opérationnel et fonctionnel avant sa mise en ligne.
En fonction du projet, vous pourrez avoir des vérifications avant et après la livraison. Sur un projet web, il est nécessaire de vérifier le bon fonctionnement de la migration de serveur par exemple.
N’hésitez pas à faire un point post-projet avec votre équipe afin de discuter ensemble des difficultés rencontrées, des besoins et attentes de l’équipe ou encore des obstacles brillamment parcourus. Profitez-en pour remercier et féliciter votre équipe pour son travail, le facteur humain est certainement le plus important dans la gestion de projet et ne doit pas être négligé 😉
